Van uren administratie per week naar een korte dagelijkse controle.
Ulvio bracht projectopvolging, leveringsbonnen en urenregistratie samen in één platform, zodat Van De Velde kan groeien zonder extra back-office.
De volledige projectadministratie draait nu op één plek. Waar er vroeger elke week veel tijd naar bonnen, urenlijsten en marge-overzichten ging, blijft nu een korte dagelijkse controle over.
Leveringsbonnen worden automatisch aan het juiste project gekoppeld en werkmannen spreken hun uren gewoon in. De marge per project is meteen zichtbaar met een verkeerslicht, zodat er bijgestuurd kan worden terwijl het project nog loopt.
Over Van De Velde Schilderwerken
Van De Velde Schilderwerken is een schilder- en decoratiebedrijf uit Beveren, geleid door de vierde generatie schilders.
- De projectadministratie stond centraal: bonnen, werfuren en marges.
- De wekelijkse admin-last was een organisatievraag, geen personeelsvraag.
- Papieren urenlijsten en losse Excel-overzichten werden vervangen.
We vertrokken van de manier waarop Van De Velde al werkte, niet van een systeem dat iedereen opnieuw moest aanleren. In een korte workshop liepen we de werkwijze door, en al snel lag er een eerste klikbare versie om op te reageren.
Het fundament werd een projectdashboard met de marge per project. Daarbovenop namen twee automatiseringen het meeste handwerk weg: bonnen worden automatisch ingelezen en gekoppeld, en uren worden ingesproken. Twijfelgevallen komen nog even langs voor controle, en na de lancering bleven we betrokken voor hosting en support.
- 1
Proces begrijpen
Samen de werkwijze en de projectstructuur doorlopen en de bestaande gegevens overgezet.
- 2
Slimmer maken
Leveringsbonnen automatisch laten inlezen en koppelen, en uren laten inspreken.
- 3
Verankeren
Een marge-overzicht met verkeerslicht maakt dagelijks bijsturen eenvoudig in de praktijk.
“Onze samenwerking met Quinten Onya en het team van Ulvio is voor ons een echte gamechanger geweest. Wij komen uit een totaal niet-technische, eerder traditionele wereld, en stonden eerlijk gezegd vrij ver van alles wat met digitalisering en AI te maken heeft. Dankzij hun begeleiding hebben we die stap wél kunnen zetten. En hoe. Vanaf het eerste moment voelden we ons enorm goed ondersteund, niet alleen sterk inhoudelijk, maar vooral écht luisterend naar wat wij nodig hadden.”
